INVOICO
Součást skupiny Apertia

Obchodní podmínky služby INVOICO

Poslední aktualizace: 13. 4. 2026


1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky") upravují práva a povinnosti mezi provozovatelem služby INVOICO a uživateli, kteří službu využívají.

1.2. Provozovatel:

1.3. Služba INVOICO (dále jen „Služba") je webová SaaS aplikace dostupná prostřednictvím internetového prohlížeče, určená ke zpracování přijatých faktur. Služba umožňuje zejména nahrávání faktur ve formátu PDF, automatické vytěžování údajů pomocí technologie AI/OCR, jejich ruční kontrolu a opravu, interní schvalovací workflow a export účetních dat.

1.4. Služba je určena jak podnikajícím fyzickým a právnickým osobám (B2B), tak spotřebitelům (B2C). Ustanovení těchto Podmínek týkající se spotřebitelů se vztahují výhradně na uživatele, kteří jednají mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo mimo rámec samostatného výkonu svého povolání.

1.5. Registrací účtu a/nebo započetím používání Služby uživatel potvrzuje, že se s těmito Podmínkami seznámil a souhlasí s nimi.


2. Definice pojmů

Pro účely těchto Podmínek se rozumí:


3. Registrace a uživatelský účet

3.1. Pro využívání Služby je nutné vytvořit uživatelský účet prostřednictvím registračního formuláře na webových stránkách Služby.

3.2. Při registraci je uživatel (Owner) povinen uvést pravdivé a úplné údaje, zejména jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo.

3.3. Součástí registrace je ověření e-mailové adresy a telefonního čísla prostřednictvím ověřovacího kódu (SMS). Účet je plně aktivován až po úspěšném dokončení obou ověření.

3.4. Uživatel je povinen chránit přístupové údaje ke svému účtu a nesdílet je s třetími osobami. Za veškeré aktivity provedené prostřednictvím účtu odpovídá uživatel, který je držitelem přístupových údajů.

3.5. Owner může do Workspace přizvat další uživatele (Admin, Member) prostřednictvím e-mailové pozvánky. Pozvánka obsahuje odkaz pro registraci nebo přihlášení. Pozvaný uživatel se stává členem Workspace po přijetí pozvánky.

3.6. Provozovatel si vyhrazuje právo odmítnout registraci nebo zablokovat účet uživatele, který porušuje tyto Podmínky.


4. Popis Služby a její funkcionality

4.1. Služba poskytuje následující hlavní funkcionality:

4.2. Služba je poskytována „tak jak je" (as is) a „dle dostupnosti" (as available). Provozovatel vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění dostupnosti, funkčnosti a bezpečnosti Služby, avšak nezaručuje nepřetržitou a bezchybnou dostupnost. Je-li to rozumně možné, informuje Provozovatel uživatele předem o plánovaných odstávkách nebo významných omezeních Služby.

4.3. Provozovatel si vyhrazuje právo Službu kdykoli upravit, rozšířit, omezit nebo dočasně přerušit, zejména z důvodu údržby, aktualizací nebo zajištění bezpečnosti.


5. AI/OCR zpracování a jeho omezení

5.1. Transparentnost AI systému: Služba využívá automatizovaný systém umělé inteligence a optického rozpoznávání znaků (OCR) pro vytěžování dat z nahraných faktur. Uživatel bere na vědomí, že zpracování provádí výhradně automatizovaný systém, nikoli člověk.

5.2. Uživatel bere výslovně na vědomí a souhlasí s tím, že:

5.3. Uživatel je povinen vytěžené údaje před jejich dalším použitím (zejména před exportem do účetního systému) zkontrolovat. Provozovatel nenese odpovědnost za důsledky použití nezkontrolovaných nebo neopravených dat.

5.4. AI/OCR zpracování nepředstavuje účetní, daňovou ani právní službu. Služba neposkytuje žádné účetní, daňové ani právní poradenství.

5.5. Nahrané faktury a z nich vytěžená data Provozovatel nepoužívá k trénování vlastních modelů umělé inteligence. Zpracování probíhá výhradně za účelem poskytování Služby, zejména vytěžení údajů, zobrazení, kontroly, workflow a exportu dat.

5.6. Provozovatel může pro zajištění AI/OCR funkcionality využívat specializované externí zpracovatele a technologické poskytovatele uvedené v Zásadách zpracování osobních údajů, zejména platformu OpenRouter a návazné modelové poskytovatele. Tito poskytovatelé zpracovávají data pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí konkrétní funkcionality Služby.

5.7. Uživatel bere na vědomí, že v případě využití externích AI poskytovatelů Provozovatel nemůže ručit za jejich interní postupy nakládání s daty nad rámec smluvních ujednání, technických nastavení a veřejně deklarovaných závazků těchto poskytovatelů.


6. Workspace, role a spolupráce

6.1. Po registraci Owner založí Workspace a přidá do něj alespoň jednu Firmu. V rámci Workspace je možné spravovat více Firem.

6.2. Owner může do Workspace pozvat další uživatele a přidělit jim role:

6.3. Owner odpovídá za aktivity všech uživatelů, které do Workspace přizval, a za řádné nastavení jejich oprávnění.

6.4. Pozvánky do Workspace jsou zasílány e-mailem. Provozovatel neodpovídá za nedoručení pozvánky způsobené chybně zadanou e-mailovou adresou nebo nastavením e-mailového klienta příjemce.


7. Cena a platební podmínky

7.1. Služba využívá předplacený model účtování vázaný na Workspace. Uživatel si nejprve dobije peněžní prostředky do Workspace a z těchto prostředků je následně hrazena cena za úspěšně zpracované faktury. Billing je vázán na Workspace, nikoli na jednotlivého uživatele.

7.2. Bezplatný balíček: Prvních 3 faktury zpracované v rámci nového Workspace jsou zdarma.

7.3. Po vyčerpání bezplatného limitu se cena za každou další úspěšně zpracovanou fakturu odečítá z nabitého zůstatku Workspace dle aktuálního ceníku zveřejněného na webových stránkách Služby.

7.4. Veškeré ceny uvedené ve Službě a na webových stránkách jsou konečné, není-li výslovně uvedeno jinak.

7.5. Dobití peněžních prostředků do Workspace probíhá bezhotovostně prostřednictvím platební brány Stripe. Platební karta uživatele je uložena výhradně u poskytovatele platebních služeb Stripe; Provozovatel platební údaje karty neukládá a nemá k nim přístup.

7.6. Správa platební metody, historie plateb a fakturačních údajů probíhá prostřednictvím externího zákaznického portálu Stripe.

7.7. Cena za zpracování faktury se odečítá pouze za úspěšně zpracovanou fakturu. Pokud zpracování faktury selže ještě před úspěšným dokončením, cena za takové zpracování se z nabitého zůstatku neodečte.

7.8. Uživatel může ve Službě volitelně zapnout automatické dobíjení. V takovém případě se Provozovatel pokusí při poklesu zůstatku pod uživatelem nastavený limit dobít další částku z uložené platební metody.

7.9. Pokud Workspace po vyčerpání bezplatného limitu nemá dostatečný nabitý zůstatek a automatické dobíjení není nastaveno nebo se nezdaří, je Provozovatel oprávněn omezit nebo dočasně pozastavit další zpracování faktur do doby dalšího dobití.

7.10. Provozovatel si vyhrazuje právo ceník upravit. O změně ceníku bude uživatel informován alespoň 30 dní předem prostřednictvím e-mailu nebo oznámením v rámci Služby. Změna ceníku se nedotkne již úspěšně zpracovaných faktur odečtených podle předchozího ceníku.

7.11. Pokud dojde k ukončení smlouvy ze strany uživatele nebo Provozovatele a ve Workspace zůstane nevyčerpaný nabitý zůstatek, může uživatel požádat o jeho vrácení na e-mailu info@apertia.cz, není-li důvod k jeho započtení na splatné závazky uživatele vůči Provozovateli. Provozovatel vrátí takový nevyčerpaný zůstatek bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od ověření žádosti a vypořádání případných otevřených závazků.

7.12. Nárok na vrácení nevyčerpaného zůstatku se nevztahuje na bezplatný balíček, bonusový kredit poskytnutý bez úplaty ani na částky, které byly již spotřebovány na úspěšně zpracované faktury nebo na jiné řádně poskytnuté služby.


8. Odstoupení od smlouvy (spotřebitelé)

8.1. Spotřebitel má právo odstoupit od smlouvy uzavřené distančním způsobem bez udání důvodu ve lhůtě 14 dnů ode dne uzavření smlouvy.

8.2. Služba INVOICO má povahu digitálního obsahu, resp. digitální služby. Pokud spotřebitel výslovně souhlasí se zahájením poskytování Služby před uplynutím lhůty pro odstoupení, bere na vědomí, že tím ztrácí právo na odstoupení od smlouvy v rozsahu již poskytnutého plnění (tj. v rozsahu již úspěšně zpracovaných faktur odečtených z nabitého zůstatku).

8.3. Pro uplatnění práva na odstoupení od smlouvy může spotřebitel využít formulář dostupný na vyžádání na e-mailu info@apertia.cz nebo odeslat jednoznačné prohlášení o odstoupení na tutéž adresu.

8.4. V případě platného odstoupení Provozovatel vrátí spotřebiteli uhrazené platby, snížené o hodnotu již čerpaného plnění, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 14 dnů od doručení oznámení o odstoupení.


9. Odpovědnost uživatele

9.1. Uživatel nese plnou odpovědnost za:

9.2. Uživatel odpovídá za to, že k nahrání dokumentů do Služby a ke zpracování osobních údajů obsažených v těchto dokumentech má odpovídající právní titul a oprávnění. To platí zejména pro osobní údaje třetích osob obsažené ve fakturách nebo jiných účetních dokladech.

9.3. Uživatel bere na vědomí, že Služba je nástrojem pro podporu zpracování faktur a nenahrazuje odborné účetní, daňové ani právní poradenství.


10. Omezení odpovědnosti Provozovatele

10.1. Provozovatel neposkytuje žádné výslovné ani implicitní záruky ohledně funkčnosti, dostupnosti, přesnosti výstupů AI/OCR nebo vhodnosti Služby pro konkrétní účel uživatele.

10.2. V maximálním rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy Provozovatel neodpovídá zejména za:

10.3. Uživatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že v maximálním rozsahu dovoleném právními předpisy je odpovědnost Provozovatele za újmu vzniklou v souvislosti s užíváním Služby vyloučena a uživatel se v tomto rozsahu vzdává práva na náhradu škody, újmy nebo jiné obdobné satisfakce vůči Provozovateli.

10.4. Omezení odpovědnosti dle tohoto článku se neuplatní v rozsahu, v jakém by bylo v rozporu s kogentními ustanoveními právních předpisů (zejména na ochranu spotřebitele), a dále v případě úmyslně způsobené újmy nebo újmy způsobené hrubou nedbalostí.


11. Přijatelné užití Služby

11.1. Uživatel se zavazuje používat Službu v souladu s těmito Podmínkami a platnými právními předpisy.

11.2. Uživatel zejména nesmí:

11.3. Provozovatel si vyhrazuje právo okamžitě omezit, pozastavit nebo zrušit účet uživatele, který tyto Podmínky poruší, a to bez nároku na náhradu škody.


12. Práva duševního vlastnictví

12.1. Veškerá práva duševního vlastnictví ke Službě, včetně softwaru, grafického designu, obchodních značek, názvů, log a dalších prvků, náleží Provozovateli nebo jeho poskytovatelům licencí.

12.2. Uživateli vzniká uzavřením smlouvy nevýhradní, nepřenosné a časově omezené právo užívat Službu v rozsahu stanoveném těmito Podmínkami.

12.3. Uživatel zůstává vlastníkem veškerých dokumentů a dat, které do Služby nahraje. Provozovatel nezískává k těmto dokumentům a datům žádná vlastnická ani licenční práva nad rámec oprávnění nezbytných pro poskytování Služby.


13. Doba trvání a ukončení smlouvy

13.1. Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou okamžikem dokončení registrace a akceptace těchto Podmínek.

13.2. Uživatel může smlouvu kdykoli vypovědět zrušením svého účtu prostřednictvím nastavení v rámci Služby nebo zasláním žádosti na e-mail info@apertia.cz. Výpověď nabývá účinnosti okamžikem zrušení účtu, avšak nemá vliv na povinnost uhradit již vzniklé závazky.

13.3. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dnů, přičemž o výpovědi bude uživatel informován e-mailem. Provozovatel může smlouvu vypovědět bez výpovědní doby v případě závažného porušení těchto Podmínek uživatelem.

13.4. Po ukončení smlouvy bude účet uživatele deaktivován nebo převeden do omezeného režimu bez možnosti dalšího zpracování nových faktur. Uživatel si může před ukončením exportovat svá data; po dobu přechodného období dle čl. 13.5 může být Služba zpřístupněna v režimu pouze pro čtení nebo export. Po deaktivaci budou data uživatele uchovávána po dobu nezbytnou pro splnění právních povinností Provozovatele a poté budou smazána.

13.5. Není-li v právních předpisech stanoveno jinak, dokumenty a data nahraná v rámci Workspace budou po ukončení smlouvy uchovávána nejdéle 30 dní, aby měl uživatel prostor na export nebo převzetí dat. Po tuto dobu může být Workspace zpřístupněn v omezeném režimu bez dalšího aktivního zpracování. Poté budou data smazána nebo anonymizována. Na vyžádání Provozovatel potvrdí provedení výmazu, pokud tomu nebrání právní povinnost dalšího uchování.

13.6. Po dobu přechodného období dle čl. 13.5 umožní Provozovatel uživateli získat export dostupných dat v běžně používaném elektronickém formátu odpovídajícím povaze konkrétních dat, zejména:

13.7. Pokud uživatel požádá o offboarding podporu nebo hromadný export dat mimo standardní samoobslužné funkce Služby, poskytne Provozovatel přiměřenou součinnost v rozsahu odpovídajícím technickým možnostem Služby. Nadstandardní exportní nebo migrační práce mohou být zpoplatněny pouze po předchozí dohodě s uživatelem.


14. Reklamace a vyřizování stížností

14.1. Případné reklamace, podněty nebo stížnosti může uživatel zaslat na e-mail info@apertia.cz.

14.2. Provozovatel reklamace vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů ode dne jejich uplatnění.

14.3. O způsobu vyřízení reklamace bude uživatel informován e-mailem.


15. Mimosoudní řešení sporů

15.1. V případě, že mezi Provozovatelem a spotřebitelem dojde ke sporu, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou, může se spotřebitel obrátit na subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů:

15.2. Spotřebitel může rovněž využít platformu pro řešení sporů online (ODR) provozovanou Evropskou komisí na adrese: https://ec.europa.eu/consumers/odr.


16. Ochrana osobních údajů

16.1. Provozovatel zpracovává osobní údaje uživatelů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

16.2. Podrobné informace o zpracování osobních údajů, právních základech zpracování, kategorií zpracovávaných údajů, příjemcích údajů a právech subjektů údajů jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady zpracování osobních údajů, který je nedílnou součástí těchto Podmínek.

16.3. Uživatel bere na vědomí, že nahráváním faktur do Služby může dojít ke zpracování osobních údajů třetích osob (např. údaje o dodavatelích, kontaktních osobách na fakturách). Uživatel odpovídá za to, že takové zpracování je v souladu s platnými předpisy na ochranu osobních údajů.

16.4. Ve vztahu k osobním údajům třetích osob obsaženým v dokumentech nahraných do Služby vystupuje uživatel zpravidla jako správce a Provozovatel jako zpracovatel. Provozovatel tyto údaje zpracovává pouze na základě dokumentovaných pokynů uživatele a za účelem poskytování Služby.

16.5. Provozovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány povinností mlčenlivosti a aby byly přijaty přiměřené technické a organizační bezpečnostní prostředky odpovídající povaze poskytované Služby.

16.6. Provozovatel může využívat další zpracovatele uvedené v Zásadách zpracování osobních údajů. O podstatných změnách v okruhu subprocesorů bude uživatel informován přiměřeným způsobem, zejména e-mailem nebo oznámením v rámci Služby.

16.7. Provozovatel poskytne uživateli přiměřenou součinnost při plnění povinností podle GDPR, zejména při řešení žádostí subjektů údajů, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA) a při řešení bezpečnostních incidentů, a to v rozsahu odpovídajícím povaze zpracování a informacím, které má Provozovatel k dispozici.

16.8. Dojde-li k porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných jménem uživatele, Provozovatel o tom uživatele informuje bez zbytečného odkladu poté, co se o takovém incidentu dozví, a poskytne mu přiměřeně dostupné informace potřebné pro splnění oznamovacích povinností uživatele.

16.9. Podrobnější úprava zpracovatelského vztahu může být mezi stranami sjednána v samostatné smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA). Na vyžádání Provozovatel takovou samostatnou DPA poskytne.


17. Transparentnost umělé inteligence (AI Act)

17.1. V souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) o umělé inteligenci (AI Act) Provozovatel informuje, že:


18. Změny Podmínek

18.1. Provozovatel si vyhrazuje právo tyto Podmínky kdykoli upravit.

18.2. O změnách bude uživatel informován prostřednictvím e-mailu nebo oznámením v rámci Služby nejméně 14 dní před nabytím účinnosti změn.

18.3. Pokud uživatel se změnami nesouhlasí, má právo smlouvu vypovědět před nabytím účinnosti změn. Pokračováním v užívání Služby po nabytí účinnosti změn uživatel vyjadřuje souhlas s novým zněním Podmínek.


19. Rozhodné právo a příslušnost soudů

19.1. Tyto Podmínky a veškeré právní vztahy mezi Provozovatelem a uživatelem se řídí právním řádem České republiky.

19.2. Pro rozhodování sporů jsou příslušné soudy České republiky.

19.3. Tím nejsou dotčena práva spotřebitele vyplývající z obecně závazných právních předpisů, zejména právo na určení příslušnosti soudu dle místa bydliště spotřebitele.


20. Závěrečná ustanovení

20.1. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení těchto Podmínek neplatným nebo nevymahatelným, nedotýká se to platnosti ostatních ustanovení. Neplatné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, jehož smysl se neplatnému ustanovení co nejvíce přibližuje.

20.2. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dnem 23. 3. 2026.

20.3. Kontakt pro dotazy k těmto Podmínkám: info@apertia.cz.